プッシュ配信で情報を確実にリーチ。コロナ禍でも窓口に代わり学生の問い合わせをLINEで解決

“事業内容を含め、自己紹介をお願いいたします”

神田外語大学は、千葉県の幕張にある外国語大学です。外国語学部では、英語だけではなくアジアや中南米地域の言語と文化、国際コミュニケーションを学ぶことが出来ます。高度な外国語運用能力を習得するとともに、世界各国の文化を学び、国際社会の一員として世界に貢献できる人材を育成しています。また、2021年4月に新しく設置致しましたグローバルリベラルアーツ学部では、「平和のためのグローバル教養」をコンセプトに、世界平和に貢献できる人材を育成しています。
その中で私たちは、学生生活の相談や課外活動の支援、証明書や学生証の発行、学生寮の管理、奨学金の対応など、学生を支援する業務全般に携わっています。

“DECA for LINE導入以前にはどのような課題がありましたか？”

私たちの部署は学生をサポートするためにあります。学生から寄せられる質問数が多く、メールや電話の場合、個別に回答を用意するのに時間がかかってしまっていました。
そこで、チャットボットを導入し、学生からの質問への回答を任せることができれば、空いた時間を使って違った形で学生を支援できると考えました。人を一人採用するくらいの仕事をチャットボットがやってくれるという期待がありましたね。

“DECA for LINEをお選びいただいた理由はなんでしょうか？”

なかでもDECA for LINEを選んだ理由は、管理画面のシンプルさです。現在2名体制で管理しているのですが、2人ともデジタル系に弱いため、操作の難しいシステムは苦手なのです。その点DECA for LINEは、画面がとにかくシンプルで、知識がゼロでも操作できるところに魅力を感じました。また、リッチメニューをデザインしていただける点にも惹かれました。

“LINEではなくアプリを使うという選択肢はありませんでしたか？”

2名体制で運用しているので、今のところは全てのQ&Aの中から事務的な内容に絞って掲載しています。 アプリの場合、わざわざインストールしてもらうにもかかわらず、掲載していないQ&Aを見るには結局ポータルサイトを見なければいけないため、学生の期待値に答えられないと思い、学生の満足度向上を考えて、まずはインストールの手間がないLINEを選択しました。

“現在はどのように活用していますか？”

2週間に1回、Q&Aを更新するタイミングでイベント情報などを配信しています。それ以外にも、新入生向けイベントや奨学金申請期間などは個別でお知らせをしています。
また、今後は4月に新入生が入学したら全員に登録してもらったり、私たち運営担当が出演する啓発ポスターを作って掲示し、より多くの学生に友だち登録を促していこうと思っています。このポスターに関しては、学生にとって学生支援部はカタくて融通がきかなというイメージだったようですが、「こんなポスターを作るなんて意外でした」と注目してくれました（笑）

“導入後はどのような効果を実感されていますか？”

昨年の緊急事態宣言で学校の窓口が閉鎖してしまい、学生が窓口に来られない状況に陥ってしまいました。しかし、LINEでそこをカバーできたため、いざという時も安心の体制を整えられたと思います。また、ポータルサイトは中々チェックをしない学生も多いですが、LINEならプッシュ配信ができるので、そこからポータルサイトを見に行ってくれる人は確実に増えていると思います。
また、アンケートの反応も良くなりました。これまでは、任意の学籍番号をピックアップし、回答必須という形でGoogleフォームへのURLをメールで送っていましたが、LINEを使って実験的にアンケートを送付してみたところ、1週間で友達登録数1000人のうち300人から回答が得られました。これを使えば、学生が今何を求め何に困っているのかを簡単にヒアリングできると感じています。

現在は事務的な内容のサポートに特化していますが、ゆくゆくは全てを網羅できるよう、Q&Aも増やしていきたいと考えています。また、奨学金の申請書類や学生に配布したい書類などをダウンロードできるようにしたいです。今の学生はみんなiPadなどの端末を所有しているので、LINEで完結できるようになるといいですね。カバーできる範囲を大学全般に広げ、学生の満足度向上につなげていきたいと思っています。